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是谁ServiceBox用的?
在我们深入讨论细节之前，让我们先搞清楚一个事实ServiceBox是用于相关类型业务的服务订单类型工具。能够最广泛地使用它的公司和业务通常涉及一个标准的服务交付模型，该模型在客户之间反复出现。高度定制服务的公司或产品销售只有公司可以使用ServiceBox但它设计中的许多功能在这些场景中不会有太多用处。基于internet的系统最初是作为小型业务工具，后来逐步发展为小型业务和中型业务支持，并随着时间的推移进行了相关的增强。
如何ServiceBox作品
不同的服务系统具有不同的操作结构方法ServiceBox也不例外。因为它本质上是一个数据库工具，ServiceBox有一个关键的切入点，其他所有事情都依赖于这个切入点来实现美好的事情。在SB世界中，入口点是报价屏幕或工作订单屏幕(图2A)。从这个模块输入所有关键的起始数据，以及编辑信息。也正是从这个模块中，产生了系统及其输出的集成魔法。用户将从第一个输入的Dashboard开始进入系统(图1A)，但真正的工作发生在工作订单模块中。
工作订单工具包含了许多用户友好的默认特性ServiceBox．描述这些功能如何发挥作用的最佳方式是:包含给定客户和工作订单的数据越多，通过下拉菜单、名称关联和链接与该客户记录文件夹的关联就越多(图2B/2C，图3A)。也可以生成大量的工作订单，而不是每次创建一个初始输入记录，但这是一种特殊的请求方法，需要在自定义接口或批处理文件中使用ServiceBox团队。
工作订单模块的另一个很好的特性包括添加附件的能力，包括图像文件(图像4A)。对于服务公司来说，这种好处成为了一个真正的实际优势，允许记录完成的工作，或者包括工作前后的照片。常言道，一张照片胜过千言万语，尤其是在与客户的工作满意度纠纷中。
在工作订单系统中还有一个集成的计时功能，允许现场人员记录他们在给定的服务订单和完成上所花费的时间(图3B)。通过适当的培训，现场工作人员可以生成必要的时间日志，区分正常工作时间和加班时间，并添加服务记录，以及为客户具体做了什么。所有这些信息都可以在账单明细之后转移到发票上。工作订单还包括通过下面讨论的作业成本将产品消费与服务订单归因的强大能力。
政府控制
ServiceBox一个基于角色的系统，本质上意味着每个参与的人都必须有一组权利和特权，以便能够在其中做任何事情ServiceBox(图片10)．这个特性反过来又提供了固有的安全性和功能的分割。业务所有者会喜欢这个特性，因为组织中没有人对系统及其易受攻击的数据有重大操作。然而，每个角色都完全有能力做他或她的工作所需要的事情。然而，要实现这一切，需要一定程度的定制。没有一个通用的角色分配模板适合每个公司的默认情况。相反,ServiceBox在实现阶段，团队花费数周时间与客户一起工作，以更好地理解业务操作的确切方式。然后对角色进行分配，以确定它们应该如何在系统中操作。更改可以在事后进行，这通常是员工离职的情况，但客户必须将这些更改作为服务票据请求进行ServiceBox；客户端不直接访问角色分配管理控制。
大量的整合
ServiceBox在设计时特意考虑了集成。它与加拿大Sage 50或Quickbooks在会计/出口方面，将服务和采购活动转换为分类账中适当的应收账款和费用。该系统还提供了一个方便的作业成本计算功能，可以快速了解单个工作订单的盈利情况11个)．作业成本数据自动导出为Excel格式，使信息可以立即转换为相同格式的活动工作簿。
此外,ServiceBox工作订单模块包括内置的映射和位置跟踪，用于给定订单的gps相关审查(图7B)。系统不仅根据给定的客户信息在地理上映射订单的位置，而且还可以跟踪指定员工的移动，以将给定的现场员工花在订单上的时间与报告的时间相比较。数据不会自动导出到shapefile或类似的地理空间格式，但所有信息都可以在使用的自定义报告中提取ServiceBox的IT技术人员要求的设计。典型输出可以在任意一种中提供XLS或CSV格式，非常适合在外部地理空间工具中创建表。
跟踪库存
而ServiceBox虽然提供了输入在给定的工作订单中消耗了哪些库存和部件的详细信息的能力，包括细节专用性和成本，但该系统还没有准备好满足完整的库存/资产管理需求。这是一个将在未来增强时出现的特性，因为基本信息功能已经存在于为服务订单捕获数据字段的方式中。然而，所消费的商品和计费之间确实存在非常牢固的关系，这从根本上是企业将工作材料转化为发票中成功的成本回收所需要的。
调度函数
调度器模块是一个熟悉的环境，非常类似于Microsoft Outlook Calendar或谷歌Calendar(图9A)。该模块包括拖放功能，并且可以将其他参与者添加到已经存在的活动中。计划的每个活动或事件都以工作订单生成的数据开始，还可以编辑其他链接。用户看到的内容取决于分配的角色，因此现场员工只看到他们的功能所需的调度信息，而管理角色可以看到多个员工来管理他们的分配和性能。
培训策略
这是毫无疑问的ServiceBox是一种不同于许多服务业务团队可能习惯的方法。和ServiceBox团队从经验中知道这一点。这就是为什么公司在员工培训和帮助员工适应新的数字工作环境方面投入了大量精力。培训的提供取决于员工的角色和职能。例如，外勤人员可能需要15分钟的培训和专门的工作指南，一遍又一遍地练习相同的程序，会计人员可能需要更广泛的培训，以便在多个模块中发挥作用。ServiceBox根据客户端在实现期间的设置方式，为角色活动的每个区域提供专用方法。
长期培训和一级支持由内部主题专家(中小企业)模型。ServiceBox鼓励客户设计一个内部专家或团队来非常好地学习系统，然后在系统投入生产时成为公司其他员工的第一个帮助和问题的回应。那些中小企业他们不仅可以作为内部培训资源，还可以作为客户和客户之间的持续联络人ServiceBox未来的技术需求。这些培训课程还增加了静态工作指南、培训视频，并在上线后定期更新新功能。
重要的是要注意，角色训练是正确使用系统的基础。ServiceBox不包括大量的硬编码控件，以防止输入错误的数据(即系统阻止用户输入错误的数据)。相反，我们的期望是客户将强调培训合规性，以建立一个主动的质量信息输入环境。这是一个很大的期望。数据库系统一次又一次地受到古老的计算机规则“垃圾输入，垃圾输出”的困扰。如果没有输入控制，就会有越来越多的用户在系统中使用一个给定的帐户，从而导致大量的坏数据风险。也就是说，大多数有经验的服务公司已经至少有一个人负责服务订单和相关账单的质量控制，并且很可能为这样的人分配类似的角色ServiceBox在系统的报告端。
客户记录管理(CRM)
ServiceBox确实包含了难以置信的大量数据捕获，所有这些数据都汇集到系统内默认层次结构构建的客户记录中(图7B)。除此之外，还有构建工作订单并随后转移到账单、发票支付和导出报告的数据。每个客户的记录都是根据收集到的初始联系信息构建的，然后添加一个历史记录，该历史记录与为同一客户创建的每个服务订单聚合在一起(图7A)。工作订单历史记录包括特定订单的所有信息，以及添加的注释、其他添加信息、数据映射和活动跟踪。当然，所有这些数据都可以通过报告模块中默认提供的罐装报告以及根据特殊请求构建的特殊查询提取出来。
报告工具
ServiceBox提供一组标准的输出报告，提供相当详细的活动发生级别。同样，所有输出主要是基于工作订单结构生成的，因此交付的内容都在工作订单字段的标准参数范围内。基于客户程序，工作订单中的数据捕获范围越广，在默认情况下提供的罐装报告中交付的数据类型就越多。但是，并不是每个字段都自动包含在内。例如，在绘图中捕获的地理空间数据不会自动传输到报告中。但是，只要已经在原始工作订单模块中的某些字段中捕获了数据，就可以通过特殊请求向客户端提供数据。
所有默认报告都以至少三种常用的主要报告格式提供。包括XLS、CSV、PDF等输出格式。前两种格式非常适用于将报表数据导出到其他系统，而PDF格式提供了直接使用的完整报表ServiceBox本身。
除了系统报告，ServiceBox还包括方便的功能，个人报价，服务订单和发票都可以转移到一个随时发送的电子邮件链接，允许数字完成服务数据到计费，而无需在此过程中产生任何实际的纸张。发票细节可以保持简单，也可以使用广泛的信息进行设计，这取决于客户想要向自己的客户提供什么(图片)12个一个/12 b)．并且，相同的模块还允许在向现场客户交付发票后在现场收集立即跟踪付款。
进入途径
当然，还有一个很重要的问题ServiceBox我怎么使用它?ServiceBox宣传自己是一个“基于云计算”的系统，强调所有的基础设施都可以通过互联网连接使用，不需要客户进行重大的资本投资。
ServiceBox通常以两种方式使用:作为主要帐户访问的网站门户，以及作为现场员工使用的移动设备应用程序。同样，角色分配规定了用户可以访问多少系统，这使得在同一公司的领域和管理之间非常容易地进行裁剪。只要客户已经有了可以连接互联网的标准电脑和可以安装应用程序的移动设备，客户的硬件方面就会得到照顾。基础设施的其余部分由ServiceBox在系统的这一边。
系统支持
ServiceBox作为一家非常关注其系统性能和支持方面的公司。安全是最重要的;该公司高度重视保护其系统以及相关客户数据库的完整性。这就是为什么保留角色分配和更改的实际管理ServiceBox而不是委托给客户。然而，出于同样的原因，该公司并没有对输入实施硬性控制，因此一旦用户获得授权，这个人基本上可以创建坏数据的重复实例，理论上只会被同一公司的其他人发现。因此，这里的数据完整性存在一些不成熟的情况。
综上所述，该公司的支持方法是非常以客户为中心和积极主动的。他们非常重视为客户提供专门的员工培训，而不是一刀切的固定方法。并有强烈的意愿与客户的特殊要求和剪裁作为ServiceBox团队非常清楚每个客户都有自己的细微差别和特定于给定公司本身的需求。
营销能力
ServiceBox不像其他一些以crm为中心的系统可能是为直接营销、大量电子邮件或高代沟通渠道而设计的。然而，因为事实是ServiceBox是建立在一个非常可靠的CRM方法上的，所有收集到的客户数据都是完全可检索的结构化格式，并可转换为营销计划。例如，客户可以很容易地将客户记录下载到ServiceBox通过罐装报告或特殊请求，然后格式化相同的数据，以便在营销工具中使用MailChimp的或者类似的大规模通讯或电子邮件群发。这种方法的美妙之处在于，客户端可以控制如何使用客户数据，而不会因为争夺资源消耗而使系统陷入困境。的ServiceBox系统专注于业务跟踪和收入收集方面的事情，但同样的数据可以转移到营销方面，只需很少的努力或技术知识。
利与弊
的好处ServiceBox在很大程度上，它减轻了客户端用于网络配置的主要硬件成本。ServiceBox除了终端用户的电脑和移动设备(大多数公司已经有了)之外，负责软件和硬件方面的工作不管怎样)．客户只需要跟上培训进度，和ServiceBox真正理解角色配置的团队，并在系统中管理员工的行为。
的ServiceBox团队多次被认为提供了高水平的新员工培训有意义的培训和指导材料。由于其直观的设计和用户友好的导航以及下拉菜单，现场人员和内部技术人员都能够非常快速地适应系统。实际上，用户不需要编写代码就可以触发工具或函数。这大大减少了错误，并在大多数客户评论评论时成倍地提高了数据生产力。
在审查中发现的系统唯一的主要缺陷是对过去记录的有限搜索能力。这是一种偶然的检查，因为报告功能非常健壮，所涉及的搜索可能受到给定用户角色的限制。还有一个问题是，如果不保存工作订单草案，可能会完全丢失。这可能会让现场工作人员在试图完成工作订单时感到沮丧。建议使用自动保存或保存提醒。
总的来说,ServiceBox是一个非常健壮、功能强大的系统，它将推动中小企业一步进入数字时代，特别是在从基于纸张的订单跟踪系统迁移时。乍一看，训练似乎是一个挑战，系统的直观设计使它很容易在短时间内理解。通过为客户提供专门的培训，大多数人都能够在15分钟左右的时间内启动并运行基本功能。是的，还有改进的空间，但是对于一个成长中的公司来说，系统的整体设计是非常可靠和可扩展的。最好的是，输出工具在多个系统中工作得非常好，因为提供的方法和格式本质上是全球性的。如果选择一个在电脑和移动设备之间灵活的在线服务订单管理系统，ServiceBox应该是一个强有力的竞争者和候选人在任何人的候选名单。